CNC2017 - Indicaciones para directores de sedes / Instructions for site directors

The 2017 ACM-ICPC Caribbean National Contests.
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dovier
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CNC2017 - Indicaciones para directores de sedes / Instructions for site directors

Postby dovier » Sat Jul 16, 2016 12:51 pm

English version below

CONCURSO INTERNACIONAL UNIVERSITARIO ACM DE PROGRAMACIÓN
CONCURSOS NACIONALES CARIBEÑOS 2017
Indicaciones para directores de sedes

A continuación se describen algunas funciones que el director de sede (o alguien en su nombre) debe llevar a cabo antes, durante y después del concurso nacional.

  • ANTES DE INICIAR EL PERÍODO DE INSCRIPCIONES DE EQUIPOS, debe preparar en el Foro del COJ la información básica y específica de su sede. Como un ejemplo, ver la información básica y específica de la Sede UCI de la Final Cubana 2017:
  • ANTES DE INICIAR EL PERÍODO DE INSCRIPCIONES DE EQUIPOS, debe escribir a la dirección acm-icpc@uci.cu (ejemplo de asunto del mensaje: "Sede UTECH 2017 - Cantidad de equipos") para indicar la cantidad máxima de equipos que su sede puede acoger.
  • DURANTE EL PERÍODO DE INSCRIPCIONES DE EQUIPOS, el Director Ejecutivo del concurso nacional debe iniciar sesión en el ACM-ICPC Registration System para gestionar las solicitudes de participación en su site ("Cuban Finals", "Dominican Finals", "Jamaican Finals", "US Virgin Islands Finals" o "Puerto Rican Finals"). Antes de poner el estado Accepted a un equipo, primeramente debe verificar que sus miembros (incluyendo el entrenador) sean elegibles y hayan completado el registro de sus cuentas en el sistema del ACM-ICPC (campos llenados correctamente según se especifica en el Anexo I de la Guía). CUANDO HAYAN TRANSCURRIDO 24 HORAS DESDE EL FIN DEL PERÍODO DE INSCRIPCIONES, todos los equipos deben tener estado Accepted o Canceled.
  • ANTES DEL FIN DEL PERÍODO DE INSCRIPCIONES DE EQUIPOS, debe escribir a la dirección acm-icpc@uci.cu (ejemplo de asunto del mensaje: "Sede UO-SAM 2017 - Equipos invitados") para indicar datos de los equipos que participarán como invitados desde su sede. Estos equipos no se registran en el ACM-ICPC Registration System. De cada uno de ellos debe enviar la siguiente información:
    • Nombre del equipo.
    • Nombre completo de cada integrante (incluyendo el entrenador).
    • Institución representada por el equipo.
  • ANTES DEL DÍA DE LA COMPETENCIA, debe escribir a la dirección acm-icpc@uci.cu (ejemplo de asunto del mensaje: "Sede UHO 2017 - Usuario COJ para juez") para indicar el usuario (NO el apodo) del COJ que desea se agregue como juez del concurso. Con ese privilegio en el sistema podrá ver los enunciados de los problemas, las soluciones enviadas por los equipos, las sentencias durante los tiempos "congelado" y "muerto", así como las páginas Saris y Awards aunque el concurso esté bloqueado. Actualmente ese rol de juez permite responder solicitudes de aclaraciones, pero le pedimos que deje esa delicada e importante tarea a los autores de los problemas.
  • ANTES DEL DÍA DE LA COMPETENCIA, debe escribir a la dirección acm-icpc@uci.cu (ejemplo de asunto del mensaje: "Sede UCLV 2017 - Teléfonos de contacto") para indicar los números de los teléfonos donde se le pueda contactar en caso de alguna urgencia; de ser posible indicar alguno que esté cerca del área de competencia.
  • ANTES DEL DÍA DE LA COMPETENCIA, debe imprimir una copia del conjunto de problemas para entregar a cada equipo, así como la información de la cuenta (usuario y contraseña) del equipo en el COJ.
  • DURANTE EL EVENTO, debe publicar fotos (preferentemente donde se vean los equipos) en el grupo "ACM-ICPC Caribe" en Facebook y/o en Twitter. Si no tiene posibilidad de acceder a dichos recursos, entonces puede enviar las fotos con descripciones a la dirección acm-icpc@uci.cu (ejemplo de asunto del mensaje: "Sede UC 2017 - Publicar en redes sociales").
  • DURANTE LA COMPETENCIA, debe permanecer conectado al webchat que se utilizará para la comunicación entre los directores de sedes. Para acceder a ese sistema debe tener una cuenta personal en el Foro del COJ y, ANTES DEL DÍA DEL CONCURSO, debe escribir a la dirección acm-icpc@uci.cu (ejemplo de asunto del mensaje: "Sede CUJAE 2017 - Usuario webchat") para reportar el username definido y así poder añadirlo al grupo correspondiente. Una vez inicie sesión en el webchat debe seleccionar el canal privado "ACM-ICPC Directors", pues en el canal público "General" no debe intercambiarse ninguna información sobre la competencia. En el proceso de creación de la cuenta en el Foro del COJ, debe considerar la siguiente restricción de contraseña: Password must be between 6 and 100 characters long, must contain letters in mixed case, must contain numbers and must contain symbols. A través del webchat debe reportar las incidencias de la competencia en su sede (aunque sea solamente para indicar que todo marcha bien), canalizar dudas, recibir orientaciones por parte del Puesto de Mando de los Concursos Nacionales Caribeños, etc.
  • ANTES DE INICIAR EL CONCURSO DE PRÁCTICA, debe leer a los equipos las indicaciones preliminares y comentar los consejos de los jueces. Este es el momento para entregar a cada equipo la información (usuario y contraseña) de su cuenta en el COJ.
  • ENTRE EL CONCURSO DE PRÁCTICA Y EL CONCURSO REAL, debe verificar que los equipos no hayan dejado código fuente en sus computadoras para luego tomar ventaja de ello. Este es el momento para ubicar en cada puesto de competencia una copia impresa del conjunto de problemas del concurso real.
  • COMENZADO EL CONCURSO REAL, debe escribir a la dirección acm-icpc@uci.cu (ejemplo de asunto del mensaje: "Sede UCI 2017 - Eliminar usuarios") para indicar los usuarios (NO los apodos) de las cuentas de equipos que en definitiva no se utilizarán (ejemplo: porque no se hayan presentado al concurso real), con el fin de quitarlas de la competencia. Cuando reciba la notificación de que las cuentas reportadas fueron eliminadas de la competencia, una vez más debe verificar en el ranking que de su sede estén los equipos que realmente deben estar. Un equipo se considera que participó en la competencia si inicia el concurso real, aunque no realice envío alguno y/o decida retirarse antes del fin de la competencia.
  • La política para equipos que se presenten de manera incompleta en el concurso real, es como sigue:
    • Si solo se presenta 1 solo concursante, el equipo se cancela en el ACM-ICPC Registration System y tiene la posibilidad de participar como invitado en los Concursos Nacionales Caribeños (en el ranking agrupado aparecería bajo el grupo "GUEST_TEAMS"). Los equipos en estos casos deben ser notificados, COMENZADO EL CONCURSO REAL, por los respectivos directores a la dirección acm-icpc@uci.cu (ejemplo de asunto del mensaje: "Sede UCI 2017 - Equipos de 1 concursante para grupo GUEST"). En el cuerpo del mensaje debe especificar el usuario (NO el apodo) de la cuenta del equipo y el nombre del concursante presente.
    • Si solo se presentan 2 concursantes, el equipo se mantiene aceptado con sus miembros originales en el ACM-ICPC Registration System; es decir, puede participar de manera oficial en el concurso nacional, pero sin posibilidad de avanzar al próximo nivel de competición aunque quede en zona de clasificación. Los equipos en estos casos deben ser notificados, COMENZADO EL CONCURSO REAL, por los respectivos directores a la dirección acm-icpc@uci.cu (ejemplo de asunto del mensaje: "Sede UCI 2017 - Equipos de 2 concursantes"). En el cuerpo del mensaje debe especificar el usuario (NO el apodo) de la cuenta del equipo y el nombre del concursante ausente.
  • La política para equipos que en el concurso real se presenten con cambios en los miembros, es como sigue:
    • Rápidamente se verifica la elegibilidad del nuevo miembro. DURANTE EL CONCURSO REAL se hacen los ajustes/cambios pertinentes en el ACM-ICPC Registration System.
    • Estos casos deben ser notificados, COMENZADO EL CONCURSO REAL, por los respectivos directores a la dirección acm-icpc@uci.cu (ejemplo de asunto del mensaje: "Sede UCI 2017 - Cambio de miembros"). En el cuerpo del mensaje debe especificar el usuario (NO el apodo) de la cuenta del equipo y, en cada caso, el nombre del miembro saliente con su respectivo sustituto.
  • 45 MINUTOS ANTES DEL FIN DEL CONCURSO REAL, debe hacer un anuncio público para recordarle a los participantes el inicio del "tiempo congelado". 10 MINUTOS ANTES DEL FIN DEL CONCURSO REAL, debe hacer otro anuncio público para recordarle a los participantes el inicio del "tiempo muerto". Durante el "tiempo congelado" la tabla de posiciones no se actualiza más, aunque cada equipo sigue recibiendo las sentencias a sus envíos; esta información se ocultará durante el "tiempo muerto".
  • 5 MINUTOS DESPUÉS DEL FIN DEL CONCURSO REAL se actualizarán y mostrarán todos los datos (ranking, sentencias, estadísticas, premios, etc.) que se ocultan durante los tiempos "congelado" y "muerto". El Saris de la competencia estará disponible en:
  • ANTES DE TERMINAR EL DÍA DE LA COMPETENCIA, el Director Ejecutivo del concurso nacional debe iniciar sesión en el ACM-ICPC Registration System para cancelar en su site ("Cuban Finals", "Dominican Finals", "Jamaican Finals", "US Virgin Islands Finals" o "Puerto Rican Finals") las reservaciones de equipos que definitiva y oficialmente no participaron en el concurso real. Además, en la sección Staff debe agregar a las personas que apoyaron en la organización y realización del evento. Al hacer clic en el botón Add staff member, en los campos Badge Role y Certificate Role se recomienda poner alguno de los siguientes: "XXX Site - Executive Director", "XXX Site - Assistant Director", "XXX Site - Chief Judge", "XXX Site - Systems Manager", "XXX Site - Guest/Observer", "XXX Site - Volunteer" (sin las comillas y sustituyendo XXX por el acrónimo de la institución sede). En el caso de las sedes de la Final Cubana, debe escribir a la dirección acm-icpc@uci.cu (ejemplo de asunto del mensaje: "Sede UH 2017 - Datos para Staff") para indicar la siguiente información por cada persona:
    • Nombres y apellidos.
    • Correo electrónico.
    • Rol.
  • El ACM-ICPC Registration System ofrece la posibilidad de generar y entregar los certificados de participación para los equipos y miembros del Staff de cada sede. El respectivo PDF es publicado en el Dashboard del participante, específicamente en la sección "Available files to download (for years 2017-2018)". Si su sede desea utilizar esa opción, POSTERIOR A LA COMPETENCIA debe escribir a la dirección acm-icpc@uci.cu (ejemplo de asunto del mensaje: "Sede UWI-JAM 2017 - Publicar certificados participación") con el fin de hacer la solicitud.
  • POSTERIOR A LA COMPETENCIA debe escribir a la dirección acm-icpc@uci.cu (ejemplo de asunto del mensaje: "Sede PUCMM 2017 - Retroalimentación para el COJ") para reportar cualquier bug o malfuncionamiento que desde su sede hayan detectado en el COJ. Esta retroalimentación permitirá corregir todo lo posible con vista a futuras competiciones en ese sistema.
  • POSTERIOR A LA COMPETENCIA, debe escribir a la dirección acm-icpc@uci.cu (ejemplo de asunto del mensaje: "Sede UH 2017 - Relatoría") para compartir una breve relatoría sobre su sede. Con esa información se confeccionará una relatoría de los Concursos Nacionales Caribeños, que será compartida mediante la lista de correo de los líderes del ACM-ICPC en el Caribe (acm-icpc-carib-dir@googlegroups.com).

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THE ACM INTERNATIONAL COLLEGIATE PROGRAMMING CONTEST
THE 2017 CARIBBEAN NATIONAL CONTESTS
Instructions for site directors

Following are described some functions that the site director (or someone else on behalf) should make before, during and after the national contest.

  • BEFORE THE PERIOD OF TEAM INSCRIPTIONS STARTS, you must prepare in the COJ Forum the basic and specific information of your site. As an example, see the basic and specific information of the UCI Site of the 2017 Cuban Finals:
  • BEFORE THE PERIOD OF TEAM INSCRIPTIONS STARTS, you must write to the address acm-icpc@uci.cu (example of the message's subject: "2017 UTECH Site - Team amount") to report the maximum amount of teams that your site can host.
  • DURING THE TEAM INSCRIPTION PERIOD, the Executive Director of the national contest must log in to the ACM-ICPC Registration System in order to manage the participation requests to his/her site ("Cuban Finals", "Dominican Finals", "Jamaican Finals", "US Virgin Islands Finals" or "Puerto Rican Finals"). Before setting a team's state to Accepted, you must first verify that its members (including the coach) are eligible and have completed their account registration in the ACM-ICPC system (fields filled correctly as specified in Annex I of the Guide). AFTER 24 HOURS HAVE PASSED SINCE THE END OF THE INSCRIPTION PERIOD, all teams must be in either of the Accepted or Canceled states.
  • BEFORE THE END OF THE TEAM INSCRIPTION PERIOD, you must write to the address acm-icpc@uci.cu (example of the message's subject: "2017 UO-SAM Site - Teams invited") to report the data of the teams that will be attending your site as guests. These teams are not registered in the ACM-ICPC Registration System. You must provide the following information for each of them:
    • Team name.
    • Full name of each member (including the coach).
    • Institution represented by the team.
  • BEFORE THE CONTEST DAY, you must write to the address acm-icpc@uci.cu (example of the message's subject: "2017 UHO Site - COJ user for judge") to report the COJ user (NOT the nickname) that you wish be added as judge of the contest. With this privilege in the system, that user will be able to see the problem specifications, the submissions sent by teams, the judgments during "frozen time" and "dead time", and the Saris and Awards page, even if the contest is still locked. Currently, the judge role allows answering clarification requests, but we ask you to leave that delicate and important task to the problemsetters.
  • BEFORE THE CONTEST DAY, you must write to the address acm-icpc@uci.cu (example of the message's subject: "2017 UCLV Site - Contact phone numbers") to report the phone numbers where you can be contacted in case of any urgency; if possible indicate some that is close to the contest area.
  • BEFORE THE CONTEST DAY, you must print a copy of the problemset to be delivered to each team, along with the account information (username and password) of the team in the COJ.
  • DURING THE EVENT, you should publish pictures (preferably pictures where the teams can be seen) in the "ACM-ICPC Caribe" Facebook group and/or Twitter. If you don't have the possibility to access those resources, then you can send the pictures with descriptions to the address acm-icpc@uci.cu (example of the message's subject: "2017 UC Site - Publish in social networks").
  • DURING THE CONTEST, you must remain connected to the webchat that will be used for communication between the site directors. In order to access that system you must have an account in the COJ Forum and, BEFORE THE CONTEST DAY, you must write to the address acm-icpc@uci.cu (example of the message's subject: "2017 CUJAE Site - Webchat user") to report the defined username so we can add it to the corresponding group. Once you log in at the webchat you must select the "ACM-ICPC Directors" private channel, because no information about the contest should be published in the "General" public channel. In the account creation process in the COJ Forum, you must consider the following password restriction: Password must be between 6 and 100 characters long, must contain letters in mixed case, must contain numbers and must contain symbols. Through the webchat you must report any issues of the contest in your site (even if it's just to report that everything is running fine), clarify any doubts, receive orientations from the Control Station of the Caribbean National Contests, etc.
  • BEFORE STARTING THE PRACTICE CONTEST, you must read the preliminary indications to the teams and comment the judges' tips. This is the moment to hand the COJ login information (user and password) to each team.
  • BETWEEN THE PRACTICE CONTEST AND REAL CONTEST, you must verify that the teams haven't left any source code in their computers to take advantage of. This is the moment to locate a printed copy of the problemset in each station.
  • ONCE THE REAL CONTEST STARTED, you must write to the address acm-icpc@uci.cu (example of the message's subject: "2017 UCI Site - Delete users") to report the usernames (NOT the nicknames) of the accounts belonging to teams that will not be used (for example: because they didn't show up to the real contest), in order to remove them from the contest. Once you receive the notification that the reported accounts have been eliminated from the contest, you must verify once more in the ranking that for your site are only the teams that it's supposed to. A team will be considered that participated in the contest if it starts the real contest, even if it doesn't make any submissions and/or decides to leave before the end of the contest.
  • The policy for teams that show up incomplete in the real contest is as follows:
    • If only 1 contestant shows up, the team is canceled in the ACM-ICPC Registration System, and it has the possibility to attend as guest in the Caribbean National Contests (in the grouped ranking it would show up in the "GUEST_TEAMS" group). In these cases, the teams must be reported, ONCE THE REAL CONTEST STARTED, by the respective directors to the e-mail address acm-icpc@uci.cu (example of the message's subject: "2017 UCI Site - Teams of 1 contestant for GUEST group"). In the message body, you must specify the username (NOT the nickname) of the team's account, and the name of the contestant that showed up.
    • If 2 contestants show up, the team remains Accepted with its original members in the ACM-ICPC Registration System; i.e. it can officially participate in the national contest, but it has no possibility of advancing to the next level of competition even if it qualifies by ranking. In these cases, the teams must be reported by the site's director, ONCE THE REAL CONTEST STARTED, by email to the address acm-icpc@uci.cu (example of the message's subject: "2017 UCI Site - Teams of 2 contestants"). In the message body, you must specify the username (NOT the nickname) of the team's account, and the name of the absent contestant.
  • The policy for teams that on the contest day show up with different members, is as follows:
    • Quickly verify the eligibility of the new member.
    • DURING THE REAL CONTEST the required updates must be made in the ACM-ICPC Registration System.
    • These cases must be notified, ONCE THE REAL CONTEST STARTED, by the respective directors to the address acm-icpc@uci.cu (example of the message's subject: "2017 UCI Site - Change of members"). In the message body, you must specify the username (NOT the nickname) of the team's account and, in each case, the name of the exiting team member and his substitute.
  • 45 MINUTES BEFORE THE END OF THE REAL CONTEST, you must make a public announcement to remind the participants about the beginning of "frozen time". 10 MINUTES BEFORE THE END OF THE REAL CONTEST, you must make another public announcement to remind the participants about the beginning of "dead time". During "frozen time" the scoreboard will not be updated anymore, although each team continues to receive the judgments to their submissions; this information will be hidden during "dead time".
  • 5 MINUTES AFTER THE END OF THE REAL CONTEST all the data (ranking, judgments, statistics, awards, etc.) that is hidden during "frozen time" and "dead time" will be updated and shown. The Saris of the contest will be available in:
  • BEFORE THE END OF THE CONTEST DAY, the Executive Director of the National Contest must log in to the ACM-ICPC Registration System in order to cancel in his/her site ("Cuban Finals", "Dominican Finals", "Jamaican Finals", "US Virgin Islands Finals" o "Puerto Rican Finals") the reservations belonging to teams that definitely and officially didn't participate in the real contest. Besides, in the Staff section you must add the people who helped organize and perform the event. When clicking the "Add staff member" button, in the fields "Badge Role" and "Certificate Role", we recommend to put one of the following: "XXX Site - Executive Director", "XXX Site - Assistant Director", "XXX Site - Chief Judge", "XXX Site - Systems Manager", "XXX Site - Guest/Observer", "XXX Site - Volunteer" (without the quotes, and replacing XXX by the host institution's acronym). In the case of the sites of the Cuban Finals, you must write to the address acm-icpc@uci.cu (example of the message's subject: "2017 UH Site - Staff data") to report the following info for each person:
    • Full name.
    • Email.
    • Role.
  • The ACM-ICPC Registration System offers the possibility to generate and deliver the certificates of participation for teams and staff members from each site. The respective PDF is published in the participant's Dashboard, specifically in the "Available files to download (for years 2017-2018)" section. If your site want to use that option, AFTER THE CONTEST you must write to the address acm-icpc@uci.cu (example of the message's subject: "2017 UWI-JAM Site - Publish participation certificates") in order to make the request.
  • AFTER THE CONTEST, you must write to the address acm-icpc@uci.cu (example of the message's subject: "2017 PUCMM Site - COJ Feedback") to report any bug of malfunction of the COJ that you may have detected in your site. This feedback will allow us to correct every possible thing for future contests in the system.
  • AFTER THE CONTEST, you must write to the address acm-icpc@uci.cu (example of the message's subject: "2017 UH Site - Keynotes") to share a brief report about your site. With this information, a general keynote of the Caribbean National Contests will be made, which will be shared by the mailing list of the ACM-ICPC leaders at the Caribbean (acm-icpc-carib-dir@googlegroups.com).



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